ABILITY.MailStorage | E-Mail-Archiv

E-Mails und Wissen zentral zugänglich machen.

Mit MailStorage lassen sich Mails aus O365-Postfächern automatisiert einer zentralen Ablagestruktur zuführen. So haben alle Zugriff - auch auf Anhänge oder verschlüsselte Mails.

Einfach zentral ablegen
Mitreissend strukturiert
Wertschaffend automatisiert

E-Mail-Eingang zentral ablegen.

Mails und Anhänge aus Office 365 strukturiert managen und für alle im Zugriff halten

STRUKTUR UND ORDNUNG  – E-Mails in den persönlichen Outlook-Postfächern verschwinden häufig in den Untiefen des Alltagsgeschäfts. Mit MailStorage lassen sie sich automatisiert zentral für alle ablegen.

Automatisiert lassen sich mit MailStorage E-Mails und ihre Anhänge der definierten Struktur Ihres Dokumenten-Managementsystems z.B. von ELO Digital Office zuführen. Das ist nicht nur einfach für die Anwender*innen, sondern auch wertschaffend für alle, die Zugriff auf die Unterlagen oder die Informationen benötigen.

Dies gilt ebenso für verschlüsselte oder signierte Mails. Damit alles seinen Platz findet.

INTEGRIERTE DATENANREICHERUNG –  Als Bestandteil des Microsoft-Ecosystems ergänzt MailStorage fehlende Daten aus den angebundenen Datenquellen, insbesondere Dynamics 365.

ABILITY.MailStorage lässt sich mit Ihrem ERP z.B. Business Central von Microsoft verknüpfen. So lassen sich fehlende Daten logisch ergänzen. Das garantiert nicht nur einen einheitlichen Datenbestand über die gesamte Organisation, sondern dass Mails und Unterlagen über die zentrale Nummernvergabe, Verschlagwortung und Zuordnung jederzeit im Zugriff und auffindbar sind.

So lässt sich mitreißend ablegen, archivieren – und finden.

Auf einen Blick.

Ihre Vorteile mit ABILITY.MailStorage

Wissen und Zugriff für alle.

E-Mails zentral archivieren, damit alle Berechtigten Zugriff haben.

Automatisiert ins Ablagesystem.

Damit keine Mail vergessen wird, unterstützt das System bei der Ablage.

Anhänge inklusive.

Nicht nur die Mails, auch die Anhänge wandern ins Ablagesystem.

Aus Outlook direkt ins Archiv.

MailStorage verarbeitet die Mails aus Microsoft Office365.

Intelligent vernetzte Systeme.

Integration ins Microsoft-Ecosystem mit logischer Daten-Vervollständigung.

Berechtigungssystematik.

Wir organisieren Ihre Zugriffsrechte ganz individuell über Ihr DMS.

Wissenstransfer automatisieren.

Immer wieder verschwindet wichtige Korrespondenz in den Untiefen persönlicher Postfächer oder eines individuellen Ablagesystems. Damit stehen Informationen der Allgemeinheit nicht zur Verfügung. Oder vertragsrelevante Nachweise sind nicht auffindbar. 

MailStorage unterstützt die Anwender*innen mit einer einfachen und automatisierten Ablagefunktion. Damit alle informiert und Dokumente auffindbar sind.

Vorgangsbezogene Zuordnung.

Ablage und Archiv sind nur so gut, wie ihre Inhalte strukturiert und auffindbar sind. Deshalb nutzt MailStorage die übergeordnet definierte Nummernsystematik und Nomenklatur.

Fehlende Informationen und Daten werden aus verknüpften Datenbanken logisch ergänzt, sodass eine einheitliche Datenbasis über alle System hinweg entsteht.

„Wissenstransfer zu automatisieren und zu vereinfachen – das wollen wir mit ABILITY.MailStorage erreichen.

Bianca Mehltretter | Business Consultant – ABILITY GMBH
E-Mails automatisiert und zentral ablegen?

Kennenlernen – Bedarf ermitteln – Projekt ausführen – Produktivität steigern.

Ihre Fragen – unsere Antworten.

Gerne stehen wir ihnen auch persönlich zur verfügung!

  • Wofür kann ich ABILITY.MailStorage einsetzen?

    MailStorage von ABILITY unterstützt Sie dabei, E-Mails aus Ihren Postfächern strukturiert und automatisiert in einem zentralen Dokumentenmanagement- oder Dateisystem abzulegen. So ist Zugriff für alle gegeben und wertvolle Informationen oder Unterlagen gehen nicht verloren.

  • Wie funktioniert die Ablage im DMS?

    Ihre E-Mails werden direkt aus Ihren Postfächern in das Dokumentenmanagementsystem überführt. Notwendig ist dafür eine Kennzeichnung der Mails im Betreff. Dies lässt sich beispielsweise in Absprache mit externen und internen Sender*innen für jegliche Korrespondenz definieren oder per Weiterleitung ergänzen. Damit ist über alle Systeme hinweg die Struktur gewahrt und Auffindbarkeit gegeben.

    Dabei arbeitet MailStorage intelligent und ergänzt bereits vorliegende Informationen aus der Mail oder aus angeschlossenen Systemen. Das macht's einfach für Sie. Ihnen bleibt nur die Überprüfung und die Ablage per Knopfdruck.

  • Werden auch die Anhänge einer E-Mail bei der Ablage erfasst?

    Ihre E-Mails lassen sich als Ganzes ablegen, sodass in der Folge auch die Anhänge im Zugriff sind. Auch eine Ablage ausschließlich des Anhangs ist möglich.

  • In welche Systeme lässt sich MailStorage integrieren?

    Die Installation ist plattformunabhängig möglich. Die Mehrzahl der aktuellen Anwender*innen arbeitet mit Microsoft Outlook auf Windows-Servern. Dabei hat sich MailStorage vielfach bewährt. Aber die Integration in andere Technologien, z.B. Linux sind möglich. Die Schnittstelle dafür ist gegeben. Auch bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems bzw. des Dateisystems sind Sie frei in der Wahl.

  • Nicht alle Mails sollten für alle Mitarbeiter*innen frei zugänglich sein. Wie lässt sich das lösen?

    Der Zugriff auf Mails bzw. sämtliche Inhalte und Dokumente wird über Ihr Dokumentenmanagement-System organisiert und geregelt. Dort lassen sich Rollen und Zugriffsrechte definieren und einrichten. Gerne richten wir das flexibel und nach Ihren Anforderungen und Wünschen ein.

Sprechen Sie mich an!

Stephanie
Klose.

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