Eine Mitarbeiterin der ABILITY GbmH in Ravensburg wertet am Bildschirm Daten und Dokumente aus.
Ich will meinen Handel beleglos managen
ABILITY digitalisiert eingehende und ausgehende Belege strukturiert und umfassend. Damit der Workflow zwischen Verwaltung und Lagerwirtschaft reibungslos funktioniert.
  • Jederzeit Zugriff für alle
  • Minimierte Kommunikationsfehler
  • Reduzierte Versandkosten
  • Vereinfachte Kommissionierung

Beleglose Warenwirtschaft im Handel

Digitales Dokumentenmanagement durch den gesamten Prozess

Bringen Sie Ihre Abläufe auf ein modernes Qualitätsniveau. Digitalisieren Sie Lieferscheine beim Wareneingang, unterstützen Sie Ihre Kommissionierer mit modernen Tools und halten Sie Ihre Bestände durch Datentransfer immer aktuell. Auch die Fakturierung erfolgt auf digitalem Wege und reduziert Aufwand und Portokosten.

Garantierte
Prozessbeschleunigung
Schnittstellen zu ERP-
und Produktionssystemen
Revisionssichere
Ablage und Archivierung
Aus der Praxis

Edelrid GmbH & Co. KG in Isny

Edelrid ist Teil der Vaude-Gruppe und erwirtschaftet 60 Prozent der Wertschöpfung in Deutschland. Ziel der Neuaufsetzung der Workflows war, eine zentrale Gesamtlösung zu finden, die sowohl die kaufmännischen Prozesse als auch Produktion und Lager abbildet. Heute erfolgen Belegversand und Archivierung über das DMS-System papierlos – ebenso der Einkauf, die Lager- und Verkaufsverwaltung.

Schnittstellen zum ERP-System ermöglichen eine eindeutige Zuordnung der Dokumente. Auch externe Syste­me wie der Webshop sind angebunden. Heute werden die Maschinen digital angesteuert und ausgelesen und die Daten zentral erfasst. Damit sind die Grundlagen für weitere Digitalisie­rungsschritte gelegt.

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Ihre Fragen

Warum ist ein digitales Dokumentenmanagement sinnvoll?

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein erster und sehr einfacher Schritt, die digitale Transformation in Angriff zu nehmen. Denn das papierlose Büro bietet eine Menge Vorteile: Zum einen bedeutet weniger Papier auch weniger Ablage- und Archivierungsstauraum in Regalen und Kellern. Zum anderen lässt sich auf digitale Dokumente standortunabhängig zugreifen, egal ob in unterschiedlichen Büros, verschiedenen Niederlassungen oder im Home-Office. Darüber hinaus ist über definierte Workflows auch der Bearbeitungsstatus für alle Berechtigten immer transparent. So bleiben Fristen immer gewahrt.

Wie erfolgt die Digitalisierung der Dokumente?

Bestehende und eingehende Belege auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert. Dabei hilft eine gute Vorbereitung, die die relevanten Kennzahlen definiert, so dass sie automatisch erkannt werden können. Das mag zu Beginn aufwändig sein, erleichtert den Umgang für Ihre MitarbeiterInnen jedoch vom ersten Tag an enorm. Darüber hinaus lassen sich auch die Inhalte der elektronisch eingehenden Dateien auf die gleiche Weise erkennen und in den gleichen Workflow geben.

Wir haben einen Plan – fragen Sie uns.

Wie viel Automatismus steckt im System?

Sie bestimmen, welche Workflows automatisiert ablaufen und an welchen Stellen Sie manuell prüfen und freigeben wollen. Das baut bei allen Beteiligten Vertrauen auf und die Lösung kann Schritt für Schritt perfektioniert werden.

Ist die Digitalisierung von Dokumenten gesetzeskonform?

Mit Dokumenten-Management-Systemen gelingt die gesetzeskonforme Archivierung einfacher als auf Papier. Und das gilt sowohl für die GoBD als auch die EU-DSGVO.

Der Teufel steckt wie immer im Detail: So spielen u.a. Zugriffsrechte, die Dokumentation von Workflows und sogar die Hardware selbst eine Rolle. Lassen Sie uns reden.

Lohnen sich Dokumenten-Management-Systeme auch für kleine Unternehmen?

Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen. Gerade im Home-Office eine Herausforderung.

Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System: Sie werden auch bei dezentralem Arbeiten keine Zahlungsfristen mehr verpassen und alle Belege sind gesetzeskonform abgelegt und archiviert.

Ich habe Interesse. Welche Schritte sind nun erforderlich?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! In einem unverbindlichen Erstgespräch finden wir heraus, ob wir ein gemeinsames Grundverständnis haben und ob wir das leisten können, was Sie sich vorstellen. Im positiven Fall werden dann in einem Workshop die Anforderungen spezifiziert, woraus eine Projektskizze und ein Angebot resultiert.

Ein Termin vor Ort ist dabei zielführend, um einen konkreten Eindruck von den "Wegen" Ihrer Dokumente und Belege zu bekommen.

Das macht Sinn für Sie? Dann freuen wir uns auf den Austausch mit Ihnen!

Alissa Njoe | alissa.njoe@ability.ag | +49 751 3602-24

Ihr Ansprechpartner

Fabian Will, Business Consultant bei der ABILITY GmbH, stellt sich vor.
Fabian Will
+49 751 3602-16fabian.will@ability.ag
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„ABILITY ist seit vielen Jahren ein sehr zuverlässiger und innovativer Partner, der uns mit Branchen- und Prozess-Knowhow in unserer eigenen Entwicklung voranbringt und begleitet.“

Florian Gögel
Leiter IT, Edelrid GmbH & Co. KG
Eine Mitarbeiterin der ABILITY GbmH in Ravensburg wertet am Bildschirm Daten und Dokumente aus.