Beleglose Warenwirtschaft im Handel

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein erster und sehr einfacher Schritt, die digitale Transformation in Angriff zu nehmen. Denn das papierlose Büro bietet eine Menge Vorteile: Zum einen bedeutet weniger Papier auch weniger Ablage- und Archivierungsstauraum in Regalen und Kellern. Zum anderen lässt sich auf digitale Dokumente standortunabhängig zugreifen, egal ob in unterschiedlichen Büros, verschiedenen Niederlassungen oder im Home-Office. Darüber hinaus ist über definierte Workflows auch der Bearbeitungsstatus für alle Berechtigten immer transparent. So bleiben Fristen immer gewahrt.

Bestehende und eingehende Belege auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert. Dabei hilft eine gute Vorbereitung, die die relevanten Kennzahlen definiert, so dass sie automatisch erkannt werden können. Das mag zu Beginn aufwändig sein, erleichtert den Umgang für Ihre MitarbeiterInnen jedoch vom ersten Tag an enorm. Darüber hinaus lassen sich auch die Inhalte der elektronisch eingehenden Dateien auf die gleiche Weise erkennen und in den gleichen Workflow geben.

Wir haben einen Plan – fragen Sie uns.

Sie bestimmen, welche Workflows automatisiert ablaufen und an welchen Stellen Sie manuell prüfen und freigeben wollen. Das baut bei allen Beteiligten Vertrauen auf und die Lösung kann Schritt für Schritt perfektioniert werden.

Mit Dokumenten-Management-Systemen gelingt die gesetzeskonforme Archivierung einfacher als auf Papier. Und das gilt sowohl für die GoBD als auch die EU-DSGVO.

Der Teufel steckt wie immer im Detail: So spielen u.a. Zugriffsrechte, die Dokumentation von Workflows und sogar die Hardware selbst eine Rolle. Lassen Sie uns reden.

Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen. Gerade im Home-Office eine Herausforderung.

Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System: Sie werden auch bei dezentralem Arbeiten keine Zahlungsfristen mehr verpassen und alle Belege sind gesetzeskonform abgelegt und archiviert.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! In einem unverbindlichen Erstgespräch finden wir heraus, ob wir ein gemeinsames Grundverständnis haben und ob wir das leisten können, was Sie sich vorstellen. Im positiven Fall werden dann in einem Workshop die Anforderungen spezifiziert, woraus eine Projektskizze und ein Angebot resultiert.

Ein Termin vor Ort ist dabei zielführend, um einen konkreten Eindruck von den "Wegen" Ihrer Dokumente und Belege zu bekommen.

Das macht Sinn für Sie? Dann freuen wir uns auf den Austausch mit Ihnen!

Alissa Njoe | alissa.njoe@ability.ag | +49 751 3602-24