Digitales Dokumenten-Management (DMS/ECM)

Digital und zentral zu papierloser Effizienz und Transparenz

Systematik in der Dokumentenverwaltung und Ablage bringt alle voran: die Kollegen in der Verwaltung, den Außendienst, das Management über alle Hierarchien und letztendlich die Kunden und damit Ihr Geschäftsmodell. Digitale Post- und Rechnungseingänge sowie Verträge vereinfachen die Workflows durch alle Unternehmensbereiche.

Kein langwieriges Suchen mehr, wo sich Papiere befinden und in welchem Status. Über ein digitales Dokumentenmanagement sind Informationen aktuelle und übereinstimmend über einen Datenpool für alle verfügbar. Zugriffsrechte stellen sicher, dass alles seine Ordnung hat.

Als ELO-Partner stellen wir Ihnen Business Solutions vom Dokumenteneingang bis zur Ablage und Archivierung zur Verfügung. Auch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) lassen sich gewährleisten.

 

In fünf Schritten zum papierlosen Büro

Hell, offen, aufgeräumt – so stellt man sich einen modernen Büroarbeitsplatz vor. Im Bild fehlen: vollgestopfte Regale mit überquellenden Ordnern, gestapelte Ablagekörbe mit dicken Unterlagen sowie gestresste Mitarbeiter.

Wunschtraum? Eigentlich nicht, denn dieses Ziel lässt sich in kleinen Schritten und mit intelligenten Tools schnell erreichen. Denn räumliche Freiräume schaffen Freiräume im Kopf.

Erster Schritt: Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und Unterlagen!

Verträge, Schritverkehr, Abrechnungen, Ein- und Ausgangspost – die Zahl der Menschen, die sich mit diesen Unterlagen noch analog beschäftigt, sinkt stetig. Gehen Sie diesen Weg mit und bringen Sie Ihre Belege digital auf den Weg. Kein Ausdruck, keine Briefmarken, keine Kopien, kein Postweg.

Und machen Sie es auch Ihren Sendern und Empfängern einfach, indem Sie eine digitale Rechnungsadresse angeben und digitale Postfächer einrichten. So hat alles seine Ordnung und findet den richtigen Adressaten. Gerade bei unterschiedlichen Standorten, mobilem Arbeiten oder im Homeoffice von unschätzbarem Wert.

Wenn Sie den Weg zu einem papierlosen Büro einschlagen, tun Sie es konsequent. Nehmen Sie sich in Schritten vor, sämtliche Unterlagen zu digitalisieren: Ein- und Ausgangspost, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Zählerstände und Grundrisse.

Zweiter Schritt: Überdenken Sie Ihre Prozesse!

Sind die Dokumente erst einmal vollständig digitalisiert, müssen sie auch den richtigen digitalen Weg durchs Unternehmen finden: Welcher Sachbearbeiter ist zuständig? Wie wird sichergestellt, dass es eine Vertretung gibt? Welche Fristen und Termine müssen gewahrt werden? Wer hat welche Rolle und Berechtigung im Sichtungs-, Prüfungs- und Freigabeprozess?

All das kann ein Dokumentenmanagementsystem leisten. Erwünschter Nebeneffekt: eingefahrene Arbeitsweisen, Prozesse und Workflows werden überdacht und eine moderne Effizienz hält Einzug.

Dritter Schritt: Archivierung digital und rechtssicher

Beiräte, Finanzamt, Steuerprüfung oder Revision: Dokumente müssen rechtssicher verwahrt werden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen. Zeitstempel und Versionierung lassen jederzeit hieb- und stichfest nachvollziehen, was mit den Unterlagen passiert ist. Das schafft nicht nur Sicherheit, sondern erübrigt das eine oder andere Regal.    

Vierter Schritt: Moderne digitale Kommunikation mitarbeiter- und kundenfreundlich

Bescheid wissen und direkt Antworten geben können – eines der wichtigsten Merkmale in der Kundenbeziehung. Sind Dokumente digitalisiert und standortunabhängig abrufbar, muss auch die Mietverwaltung nicht vertrösten, sondern hat direkten Zugriff auf Dokumente, Daten und Informationen.

Auch darüber hinaus gibt es spannende Möglichkeiten: Über eine digitale Kundenakte öffnet sich bereits beim Anruf über die Telefonnummererkennung das passende Dossier. Oder Sie reduzieren die Zahl der Anrufe und Mails über ein Kundenportal. Dort lassen sich 24/7, bürozeiten- und standortunabhängig kommunizieren, Dokumente einstellen und abholen und direkt dem Kunden bzw. Vorgang zuordnen.

Fünfter Schritt: Keine Insellösungen

Denken Sie von Anfang an ganzheitlich und groß! Das ist erfolgsentscheidend. Und es bedeutet nicht, dass Sie alle Schritte gleichzeitig tun müssen. Doch halten Sie sich die Optionen dafür offen, was die Zukunft noch bringen mag und woran Sie heute noch gar nicht denken. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte erweiterbar, eigene und fremde Module integrierbar sein. Damit aus einer Spielwiese eine papierlose Systemlandschaft erwachsen kann.

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Wir sind einer der führenden Microsoft-Partner in Süddeutschland. Unser Schwerpunkt liegt auf der Prozessberatung und Implementierung des Microsoft Dynamics 365-Lösungsportfolios.
 

Das Eco-System ist mit seinen Möglichkeiten einzigartig und macht das Arbeiten über eine zentrale Plattform einfach.

Als zertifizierter ELO Business Partner liegt uns daran, Ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen und transparente Workflows zu schaffen. Mit modularem Aufbau schaffen Sie eine moderne Infrastruktur für Ihre Arbeitsabläufe.

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Die Digitalisierung schafft standortunabhängige Zugriffsmöglichkeiten und jederzeit Transparenz über den Bearbeitungsstatus.

 

 

„Wir nehmen uns Ihrer Sache an, und zwar ganzheitlich: erst das Unternehmen, dann der Prozess, dann die IT.“

Unterschrift Roland Wilhelm
Roland Wilhelm
Geschäftsführer ABILITY GmbH
Roland Wilhelm, Geschäftsführer der ABILITY GmbH in Ravensburg, stellt sich vor.