Eine Mitarbeiterin der ABILITY GbmH in Ravensburg wertet am Bildschirm Daten und Dokumente aus.
Ich will meine Dokumente digital und ordnungsgemäß verwalten
ABILITY unterstützt Sie, Ihre Dokumente papierlos und strukturiert zu managen. Damit Sie jederzeit Zugriff haben.
  • Ortsunabhängig zugreifen
  • Personenunabhängig ablegen
  • Reduzierte Portokosten
  • GoBD-konforme Archivierung

Digitales Dokumentenmanagement

Papierlose und zentrale Archivierung

Papier ist geduldig – doch die Zeiten sind vorbei: Bringen Sie Ihre Dokumentenverwaltung in ein neues Zeitalter, indem Sie eingehende und ausgehende Belege digitalisieren, zentral ablegen und ortsunabhängig zugänglich machen. Das macht Ihrem Team die Arbeit wesentlich einfacher, spart Zeit und schafft Einblicke in Workflows und Unterlagen für alle.

Einsehbarer
Bearbeitungsstatus
Intelligente
Suchfunktionen
Individuelle
Zugriffsrechte
Aus der Praxis

SWD AG

Das Unternehmen verwaltet mit 60 Mitarbeitern rund 8.500 Wohneinheiten, etwa 400 Gewerbeeinheiten und etwa 1.900 Garagen- bzw. Stellplätze. Mit dem Dokumenten-Management-System archiviert das Team heute jährlich rund 100.000 Neudokumente. Im Prozess wurden zudem der Altbestand übernommen und das DMS an die ERP-Branchenlösung angebunden.

Die schnelle Dokumentensuche und der ortsun­abhängige Archivzugriff sind heute ebenso selbstverständlich wie die gesetzeskonforme Ablage. Eine elektronische Mieterakte fasst alle relevanten Dokumente zusammen. Die Rechnungsablage erfolgt ebenso beleglos wie die Eingangs-und Ausgangspost. Dank einer Intensivschulung war die Einarbeitungszeit gering, die Arbeitserleichterung umso größer.

Download: ABILITY.Documents in der Praxis - Anwenderbericht SWD

 

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„Ich wünsche allen eine ebenso schnelle und erfolgreiche Realisierung eines Archivsystems in ihrem Hause.“

Winand Pries
IT-Leiter a.D., SWD mbH & Co. KG
Ihre Fragen

Wie erfolgt die Digitalisierung der Dokumente?

Bestehende und eingehende Belege auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert. Dabei hilft eine gute Vorbereitung, die die relevanten Parameter definiert, sodass sie automatisch erkannt werden können. Dies erleichtert den Umgang für Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an enorm. Wir haben einen Plan – fragen Sie uns.

Wie viel Automatismus steckt im System?

Sie bestimmen, welche Workflows automatisiert ablaufen und an welchen Stellen Sie manuelle Prüfungen und Freigaben integrieren wollen. Das baut bei allen Beteiligten Vertrauen auf und die Lösung kann Schritt für Schritt perfektioniert werden. Ein besonderes Merkmal: Es handelt sich um ein selbstlernendes System, das sich selbst anhand Ihrer Eingaben und Korrekturen optimiert.

Ist die Digitalisierung von Dokumenten gesetzeskonform?

Mit Dokumenten-Management-Systemen gelingt die gesetzeskonforme Archivierung einfacher als auf Papier. Es kommt jedoch aufs Detail an, u.a. auf Zugriffsrechte, Dokumentation von Workflows und sogar die Hardware selbst. Lassen Sie uns reden.

Lohnen sich Dokumenten-Management-Systeme auch für kleine Unternehmen?

Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen. Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System, und Sie werden auch keine Zahlungsfristen mehr verpassen.

Ihr Ansprechpartner

Fabian Will, Business Consultant bei der ABILITY GmbH, stellt sich vor.
Fabian Will
+49 751 3602 24 fabian.will@ability.ag
Theresa Wilhelm ist Business Consultant bei der ABILITY GmbH und sitzt am Tisch

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Bianca Friessnig
Business Consultant, ABILITY GmbH
Bianca Friessnig, Business Consultant bei der ABILITY GmbH, stellt sich vor.