Digitales Dokumenten-Management

Mit papierlosen Büros und Prozessen machen Sie einen großen Schritt in Richtung digitale Transformation. Gerade bei dezentralen und mobilen Arbeitsplätzen ermöglichen digitale Dokumente und Workflows einen standortunabhängigen Zugriff. So sind alle im Bilde und Prozesse geraten nicht ins Stocken, Termine und Fristen, z.B. Skonto, werden nicht mehr verpasst. Das schafft nicht nur nachvollziehbare Transparenz sondern geldwerte Vorteile.

Die systematische digitale Ablage und Archivierung reduziert die Kopie- und Papierflut und spart Aufbewahrungsflächen. Das bringt alle voran.

Eingehende Belege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Verträge auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert und gehen in ein Scanner-Postfach ein. Erhalten Sie bereits viele Dokumente digital, z. B. als E-Mail-Anhang oder als Abruf-Link, können auch diese in ein zentrales Dokumenten-Postfach geschoben werden.

Von dort machen sich die Dokumente auf vorab definierten und standardisierten Workflows auf die digitale Reise durch das Unternehmen: Die beteiligten Kollegen erhalten einen Hinweis auf das Dokument, die To-Dos und die dazugehörigen Termine. Für Berechtigte ist einsehbar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg aktuell befindet. Auch Rückfragen sind möglich.

Darüber hinaus ist es möglich, die Daten in den Dokumenten automatisch in die zentralen Systeme bzw. Felder zu überführen. Dabei hilft eine gute Vorbereitung. Zudem "lernt" das System und optimiert sich im Zeitverlauf. Auch die Digitalisierung von Archiven ist sinnvoll und lässt sich mit DMS/ECM-System erfolgreich gestalten.

Welche Schritte automatisiert oder halb-automatisch, z. B. mit manueller Prüfung und Freigabe erfolgen, entscheiden Sie. In jedem Fall erleichtern digitale Dokumentenmanagement-System die Arbeit Ihrer Teams enorm. Vom ersten Tag an.

Wenn wir an GoBd oder die EU-DSGVO denken, gelingt mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen die gesetzeskonforme Ablage und Archivierung einfacher als auf Papier. Es kommt jedoch auf die Details an: Zugriffsrechte, die Dokumentation von Workflows und sogar die die Hardware spielen eine Rolle. Lassen Sie uns reden.

Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen...

Gerade bei verschiedenen Niederlassungen oder mobilem Arbeiten im Vertrieb oder Homeoffice, kommen die Prozesse nicht mehr ins Stocken. Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System, und Sie werden auch keine Termine oder Zahlungsfristen mehr verpassen.

Sie wollen das für Ihre Routinen ausprobieren? Dann trifft es sich gut, dass sich die meisten Systme modulartig aufbauen lassen. Wir sind sicher, Sie werden von den digitalen Workflows begeistert sein.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

In einem unverbindlichen Erstgespräch finden wir heraus, ob wir ein gemeinsames Grundverständnis haben und ob wir das leisten können, was Sie sich vorstellen.

Im positiven Fall werden dann in einem Workshop die Anforderungen spezifiziert, woraus eine Projektskizze und ein Angebot resultiert. Wenn die Zielsetzungen bekannt sind, werden wir konkret. Das macht Sinn für Sie? Dann freuen wir uns auf den Austausch mit Ihnen!

Alissa Njoe | alissa.njoe@ability.ag | +49 751 3602-24