Eine Mitarbeiterin der ABILITY GbmH in Ravensburg wertet am Bildschirm Daten und Dokumente aus.
Ich will meine Dokumente digital und transparent verwalten
ABILITY unterstützt Sie, Ihre Dokumente papierlos und strukturiert zu managen. Damit Sie jederzeit Zugriff haben - überall.
  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Transparenz über Bearbeitungsstatus
  • Workflows mit Fristensetzung (für Skonto etc.)
  • GoBD-konforme Archivierung

Digitales Dokumentenmanagement

Der erste Schritt zu zeitgemäßem Arbeiten

Bringen Sie Ihre Dokumentenverwaltung in ein modernes Zeitalter, indem Sie eingehende und ausgehende Belege digitalisieren, zentral ablegen und von überall zugänglich machen: im Homeoffice, in den Niederlassungen, im Außendienst. Gerade in diesen Zeiten eine unerlässliche Voraussetzung.

Das ermöglicht Ihrem Team ein standortunabhängiges Arbeiten. Und auch im Büro hat das Suchen nach Dokumenten und das Erstellen persönlichen Kopien ein Ende. Zudem ist der Bearbeitungsstatus für alle transparent.

Mit der verbundenen Fristensetzung werden keine Zahlungstermine mehr verpasst. Das spart Zeit, Geld - und Nerven und schafft Spielräume für Neues.

Einsehbarer
Bearbeitungsstatus
Intelligente
Suchfunktionen
Rollenbasierte
Zugriffsrechte
Aus der Praxis

SWD Düsseldorf

Das Unternehmen verwaltet mit 60 Mitarbeitern rund 8.500 Wohneinheiten, etwa 400 Gewerbeeinheiten und etwa 1.900 Garagen- bzw. Stellplätze. Mit dem Dokumenten-Management-System archiviert das Team heute jährlich rund 100.000 Neudokumente. Im Prozess wurden zudem der Altbestand übernommen und das DMS an die ERP-Branchenlösung angebunden.

Die schnelle Dokumentensuche und der ortsun­abhängige Archivzugriff sind heute ebenso selbstverständlich wie die gesetzeskonforme Ablage. Eine elektronische Mieterakte fasst alle relevanten Dokumente zusammen. Die Rechnungsablage erfolgt ebenso beleglos wie die Eingangs-und Ausgangspost. Dank einer Intensivschulung war die Einarbeitungszeit gering, die Arbeitserleichterung umso größer.

Download: ABILITY.Documents in der Praxis - Anwenderbericht SWD

 

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„Ich wünsche allen eine ebenso schnelle und erfolgreiche Realisierung eines Archivsystems in ihrem Hause.“

Winand Pries
IT-Leiter a.D., SWD mbH & Co. KG
Winand Pries, IT-Leiter a.D., SWD mbH & Co. KG
Ihre Fragen

Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement?

Mit papierlosen Büros und Prozessen machen Sie einen großen Schritt in Richtung digitale Transformation. Gerade bei dezentralen und mobilen Arbeitsplätzen ermöglichen digitale Dokumente und Workflows einen standortunabhängigen Zugriff. So sind alle im Bilde und Prozesse geraten nicht ins Stocken, Termine und Fristen, z.B. Skonto, werden nicht mehr verpasst. Das schafft nicht nur nachvollziehbare Transparenz sondern geldwerte Vorteile.

Die systematische digitale Ablage und Archivierung reduziert die Kopie- und Papierflut und spart Aufbewahrungsflächen. Das bringt alle voran.

Wie erfolgt die Digitalisierung der Dokumente? Wie viel Automatismus steckt im System?

Eingehende Belege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Verträge auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert und gehen in ein Scanner-Postfach ein. Erhalten Sie bereits viele Dokumente digital, z. B. als E-Mail-Anhang oder als Abruf-Link, können auch diese in ein zentrales Dokumenten-Postfach geschoben werden.

Von dort machen sich die Dokumente auf vorab definierten und standardisierten Workflows auf die digitale Reise durch das Unternehmen: Die beteiligten Kollegen erhalten einen Hinweis auf das Dokument, die To-Dos und die dazugehörigen Termine. Für Berechtigte ist einsehbar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg aktuell befindet. Auch Rückfragen sind möglich.

Darüber hinaus ist es möglich, die Daten in den Dokumenten automatisch in die zentralen Systeme bzw. Felder zu überführen. Dabei hilft eine gute Vorbereitung. Zudem "lernt" das System und optimiert sich im Zeitverlauf. Auch die Digitalisierung von Archiven ist sinnvoll und lässt sich mit DMS/ECM-System erfolgreich gestalten.

Welche Schritte automatisiert oder halb-automatisch, z. B. mit manueller Prüfung und Freigabe erfolgen, entscheiden Sie. In jedem Fall erleichtern digitale Dokumentenmanagement-System die Arbeit Ihrer Teams enorm. Vom ersten Tag an.

Ist die Digitalisierung von Dokumenten gesetzeskonform?

Wenn wir an GoBd oder die EU-DSGVO denken, gelingt mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen die gesetzeskonforme Ablage und Archivierung einfacher als auf Papier. Es kommt jedoch auf die Details an: Zugriffsrechte, die Dokumentation von Workflows und sogar die die Hardware spielen eine Rolle. Lassen Sie uns reden.

Lohnen sich Dokumenten-Management-Systeme auch für kleine Unternehmen?

Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen...

Gerade bei verschiedenen Niederlassungen oder mobilem Arbeiten im Vertrieb oder Homeoffice, kommen die Prozesse nicht mehr ins Stocken. Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System, und Sie werden auch keine Termine oder Zahlungsfristen mehr verpassen.

Sie wollen das für Ihre Routinen ausprobieren? Dann trifft es sich gut, dass sich die meisten Systme modulartig aufbauen lassen. Wir sind sicher, Sie werden von den digitalen Workflows begeistert sein.

Ich habe Interesse. Welche Schritte sind nun erforderlich?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

In einem unverbindlichen Erstgespräch finden wir heraus, ob wir ein gemeinsames Grundverständnis haben und ob wir das leisten können, was Sie sich vorstellen.

Im positiven Fall werden dann in einem Workshop die Anforderungen spezifiziert, woraus eine Projektskizze und ein Angebot resultiert. Wenn die Zielsetzungen bekannt sind, werden wir konkret. Das macht Sinn für Sie? Dann freuen wir uns auf den Austausch mit Ihnen!

Alissa Njoe | alissa.njoe@ability.ag | +49 751 3602-24
Ralf Herbergs | ralf.herbergs@ability.ag +49 751 3602-15

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„Wenn sich der Kunde nach dem Echtstart wundert, wie er vorher ohne unsere Lösung überhaupt arbeiten konnte, ist das aller Mühe wert.“

Bianca Friessnig
Business Consultant, ABILITY GmbH
Bianca Friessnig, Business Consultant bei der ABILITY GmbH, stellt sich vor.